VOITH, PDF düzenleme ihtiyacı için Foxit PDF Editör Pro’ya geçti
Çok çeşitli dijital çözümler arasından şirketinizin ihtiyaçlarına en uygun şekilde uyan ve böylece günlük işlerinizde gerçek katma değer sunan uygulamayı nasıl bulabilirsiniz? Voith’te sistem mühendisleri olan Imke Horn ve Christian Heyder da bu soruyla ilgileniyorlardı. Voith’te BT ve Ofis Uygulamaları ekibinde çalışırlar ve çalışanlara doğru BT ve ofis uygulamalarını sağlarlar. Bir yandan, onlar ve ekip arkadaşları, yazılımın sorunsuz çalışmasından sorumludur. kullanımdaki çözümler; diğer yandan, sürekli olarak son kullanıcıların ihtiyaçlarına daha iyi uyan, daha fazla işlevsellik sunan ve mümkünse daha uygun maliyetli yeni veya optimize edilmiş çözümler arıyorlar. Bir PDF yazılımı satıcısıyla olan mevcut sözleşmeleri yenilenmek üzereyken, PDF belgelerini değiştirmek için daha ucuz ama güçlü bir PDF düzenleme alternatifi olup olmadığını merak ediyorlardı.
PDF belgeleri Voith’teki hemen hemen her departmanda rol oynar ve hemen hemen her alanda kullanılır. Satış, mühendislik, gümrükleme veya patentlerde olsun. Örneğin, formlar oluşturulur, taranan grafikler ve metinler daha sonra düzenlenir veya orijinal dosyanın zahmetli bir şekilde düzenlenmesine gerek kalmaması için PDF Düzenleyici çizimleri OCR yapmak için kullanılır. Voith’deki her departmanın kendi gereksinimleri ve kullanım durumları vardır.
Kasım 2019’da iki uygulama uzmanı internette PDF satıcılarını araştırmaya başladı. Aradıklarını çabucak buldular ve daha yakın analiz için Foxit PDF Editor Pro da dahil olmak üzere iki ürün seçtiler. Uygulama uzmanları seçimlerinde PDF editörünün çoklu dil desteğine özel bir vurgu yaptılar, çünkü küresel olarak aktif bir şirket olarak çok dillilik Voith için temel bir gereklilikti.
1867’de kurulan teknoloji şirketi Voith Group, dünya çapında 60’tan fazla ülkede 20.000’den fazla kişiyi istihdam etmektedir. Geniş sistem, ürün, hizmet ve dijital uygulama portföyü ile Voith, enerji, petrol ve gaz, kağıt, hammadde ve nakliye pazarlarında standartları belirlemektedir & Otomotiv.
PDF belgeleri Voith’teki hemen hemen her departmanda rol oynar ve hemen hemen her alanda kullanılır. Satış, mühendislik, gümrükleme veya patentlerde olsun. Örneğin, formlar oluşturulur veya taranan grafikler, metinler ve çizimler daha sonra OCR’lanır ve işlenir.
Mevcut yazılımlarının yaklaşan sözleşme yenilemesi nedeniyle Voith, daha uygun maliyetli ve yine de güçlü bir PDF düzenleme alternatifi aramaya başladı.
Seçim Foxit PDF Editor Pro için yapıldı.
PDF YAZILIMI DENEMEDE
Bazı eski destek biletlerine ve bilinen kullanım örneklerine dayanarak, programların test edildiği aşağıdaki kriterler belirlendi:
- 3D görüntüleme
- portföyler
- Dijital imzalar
- PDF’den MS Office Word’e Dönüştürme ve PowerPoint Desteği
- SCCM aracılığıyla yazılım dağıtımı
- Citrix’te çalışıyor
Imke Horn, “Kriterlerle bir matris oluşturduk ve senaryoları mevcut yazılımla ve iki alternatifle değerlendirmek için bazı test dosyaları kullandık. Ardından farklı sonuçları birbiriyle karşılaştırdık” dedi. “Bu süreçte, PDF’yi MS Word veya PowerPoint’e dönüştürürken sonuçlar ikna edici olmadığı için alternatif bir yazılım notu alamadı. Foxit PDF Editor bu açıdan belirgin şekilde daha iyi performans gösterdi.”
EN BAŞTAN İTİBAREN MÜKEMMEL DESTEK
Foxit PDF Editor Pro’ya daha yakından bakmak için uygulama uzmanları Foxit’ten test lisansları istedi. “Yazılımın SCCM aracılığıyla dağıtılabilmesi bizim için önemliydi. Ayrıca kurulumun özelleştirilebilir olması gerekiyordu. Örneğin, çevrimiçi işlevselliğin kapatılabilmesi bizim için önemliydi. Otomatik güncellemeleri devre dışı bırakma yeteneğine ihtiyacımız vardı, çünkü şirkette farklı sürümler istemiyoruz. Bilgisayarlara hangi sürümün ne zaman dağıtılacağını belirleyebilmemiz bizim için çok önemli” diye açıkladı Christian Heyder. PDF yazılımının her son kullanıcıya sunulabilmesi için Citrix altında ve terminal sunucularında çalışması da Voith için önemliydi. Foxit’in Kurumsal Destek Mühendisi ekibi, tavsiye ve yardım sunarak ve uygulama uzmanlarına tüm noktaları nasıl uygulayacaklarını göstererek en başından itibaren destek sağladı.
BUNUN İÇİN DAHA AZ ÇABA, TÜM KULLANICILAR İÇİN DAHA FAZLA ÖZELLİK
Voith kullanıcılarının daha zengin özelliklere sahip Foxit PDF Editor Pro sürümünü aynı şekilde almaları gerektiğine hızlı bir şekilde karar verildi. Bunun bir nedeni Foxit PDF Editor Pro’nun Eylem Sihirbazını içermesiydi. Diğer bir belirleyici neden ise maliyetti: Foxit’in cazip fiyatlandırması sayesinde Voith, şirket içindeki farklı lisansları yönetme ve hizmet vermenin yüksek masrafını ortadan kaldırarak tek bir sürüme tek tip geçiş yapabildi. Imke Horn, “Artık tüm kullanıcılar Foxit PDF Editor Pro’nun genişletilmiş özelliklerinden yararlanabilir” dedi.
ÜÇ AŞAMALI TEST AŞAMASI
BT, farklı kullanıcı gruplarının çeşitli gereksinimlerini ve kullanım durumlarını her zaman ayrıntılı olarak bilmediğinden, test aşaması farklı kullanıcı gruplarıyla üç aşamaya bölünmüştür. Bu, mümkün olan en geniş gereksinim yelpazesinin kapsanmasını sağlamak içindi.
Aşama 1: Dahili BT Testi
Test aşaması, dahili bir BT testiyle başladı. BT departmanındaki gönüllüler, Sharepoint'te bir proje aracılığıyla kaydolabildiler. Bu yaklaşık beş hafta sürdü.
Aşama 2: Çeşitli Kurumsal Bölümlerde Almanya Çapında Test
İkinci aşamada, Almanya genelindeki çeşitli kurumsal bölümlerden kullanıcılardan Foxit PDF Editor Pro'yu test etmeleri istendi. 50 test lisansı dağıtıldı Bunlar, standart sürüme dahil olmayan belirli özellikleri kullanan ileri düzey kullanıcılar olduğundan, özellikle önceki PDF yazılımının Pro kullanıcılarına yöneliktir.
Aşama 3: Küresel Test Aşaması
Foxit ek 250 deneme lisansı sağladı. Test aşaması artık tüm konumlara genişletildi ve Foxit PDF Editor Pro, dört ila altı hafta boyunca farklı dillerde test edildi.
Imke Horn, “Son test aşamasını Eylül 2020’de tamamladık. Genel olarak, geri bildirimler olumluydu ve kullanımla ilgili en fazla on soru vardı” dedi. “Foxit ile sözleşmeyi imzaladık ve şimdi sunum başlayabilir.”
ÖZEL DESTEKLE BAŞARILI ÇIKIŞ
Test aşamasını başarıyla bitirdikten sonra, Voith grup bölümü başına kademeli bir dağıtıma karar verdi. “Kaç sorgunun geleceği konusunda net değildik. Birinci düzey desteği aşırı yüklememek için, bu nedenle her hafta Grup Bölümlerinden birini değiştirmeye karar verdik. Bu, haftada yaklaşık 1.000 kullanıcıydı. Bu iyi sonuç verdi ve o zamandan beri 30 Ekim 2020, işimiz bitti” dedi Imke Horn. “Tüm kullanıcı gereksinimlerinin ve kullanım durumlarının her zaman farkında olmadığımız ve bazı departmanlar oldukça spesifik özellikler kullandığı için, birkaç mesaj bize ulaşmaya devam ediyor. Neyse ki Foxit’in Müşteri Başarı ve Destek ekibi her zaman bizim için hazırdı ve her zaman bize yardımcı oldu. Foxit’in taleplerimize yanıt verdiğini ve bunları zamanında ve doğrudan ele aldığını bilmek güzel.”
Foxit PDF Editor Pro, Ekim 2020’nin sonundan beri üretimde ve dünya çapında yaklaşık 3.900 kullanıcı tarafından kullanılıyor. Önceki sağlayıcı ile olan sözleşme Kasım ayının sonuna kadar bitmediğinden Foxit, Foxit PDF Editor Pro lisanslarının sözleşme süresinin sonuna kadar ücretsiz olarak kullanılmasını teklif etti.
“Foxit’in desteği çok iyiydi ve çok iyi ve biz kesinlikle memnunuz. Önceki sağlayıcımızdan Foxit’e geçmek doğru karardı çünkü hedefimize ulaşıldı: Aynı güçlü özellikleri tüm kullanıcılarımıza sunabilirken, maliyet tasarrufu ve idari işlerimizi azaltıyor. Ek olarak, Foxit ihtiyaçlarımıza ve isteklerimize en uygun şekilde, başka hiçbir yazılım sağlayıcısının yapamadığı şekilde yanıt veriyor.”
Örneğin, sürüm 11’in piyasaya sürülmesiyle Foxit, Voith’in Foxit PDF Editor Pro ve DocuSign arasındaki entegrasyonu kullanmak için tek bir oturum açma isteğini gerçekleştirdi. Daha fazla ortak proje devam ediyor.